Faut-il mettre en place la réservation en ligne sur le site internet d’une entreprise ?

Depuis plusieurs années, réserver son hôtel en ligne sur Booking.com ou TripAdvisor, c’est possible et facile. Réserver une table au restaurant depuis l’application TheFork (LaFourchette) aussi. Pour les coiffeurs et les instituts de beauté, c’est plus récent avec Kiute ou Planity.

Le COVID a également amené de nombreuses entreprises vers la réservation en ligne et plus largement vers la digitalisation. On vous en parlait ici : “Digitaliser son commerce”. Pour certains secteurs d’activités, nous en sommes encore très loin, notamment chez les petits commerçants.

Avant de dire au revoir aux réservations sur papier et de mettre votre standardiste au chômage, attendez un peu et lisez attentivement ce qui suit.

Les questions à se poser en amont

Opter pour un outil de réservation en ligne, c’est remettre en question son organisation et ses process :

• Vos équipes sont-elles à l’aise avec l’informatique et la bureautique ?
• Qui va contrôler, gérer et paramétrer l’outil ? À quel moment ?
• Êtes-vous prêt(e) à déléguer une partie de gestion à un outil numérique ?
• Souhaitez-vous une modération ou une automatisation totale ?
• Êtes-vous prêt(e) à automatiser certaines tâches, psychologiquement parlant ?
• Utilisez-vous déjà un ERP ou un CRM ? Existe-t-il des modules complémentaires ?
• Avez-vous identifié les produits et services aptes à une réservation en ligne ?
• En quoi voyez-vous un intérêt à proposer la réservation en ligne ?
• Est-ce que votre clientèle est prête à cela ? Qu’en est-il de votre marché ?
• Que font vos concurrents sur ce point ?

En apportant des réponses à ces questions, vous pourrez gagner en clairvoyance sur l’utilité ou non d’un outil de réservation en ligne. Il s’agit des questions que l’on pose systématiquement à nos clients pour les accompagner efficacement dans une telle démarche.

Pourquoi faut-il proposer la réservation en ligne sur le site internet ? Voici les raisons.

Maintenant que vous vous êtes posé(e) les bonnes questions, découvrez les avantages apportés par une réservation en ligne.

Rendre le planning accessible 24h/24 et 7j/7

Internet n’a pas d’horaires de fermeture, il est constamment actif que vous soyez fermé, en plein rush ou encore en rendez-vous client. Enregistrer des réservations en étant au lit, ça fait rêver, non ?

Vous pouvez désormais enregistrer n’importe quelle réservation sans même répondre au téléphone, tâche qui peut vous faire perdre un temps précieux. L’outil de gestion de réservation s’occupe de tout. Les clients choisissent le jour et l’horaire en fonction de votre planning.

Dans certains secteurs d’activités, cela permet même de remplir des créneaux laissés libres à la dernière minute.

Avoir une organisation efficiente et automatisée

Cette réservation en ligne vous permettra d’avoir une vision d’ensemble sur les semaines/mois à venir et ainsi, il sera plus simple de gérer votre équipe et d’anticiper vos stocks et vos commandes.

Pour un CHR (Café, Hôtel Restaurant), vous pourrez même ajuster les commandes puisque vous aurez une idée du nombre de couverts qu’il y aura sur un même service. Fini le gaspillage alimentaire !

De même, dites au revoir aux réservations “non honorées” puisque le client recevra plusieurs relances par sms ou par mail. Par contre, désolé de vous dire que ce n’est pas magique, il y aura des lapins.

Gagner du temps en supprimant des tâches sans valeur ajoutée

Sans réservation en ligne, vous devrez répondre au téléphone ou par mail aux demandes des clients. Avec un outil de gestion, cela vous libérera du temps à consacrer à d’autres tâches quotidiennes, comme la mise en place de vos tables, la préparation des chambres, le rangement d’une cabine en institut, etc.

Les réservations sont toutes gérées et automatisées en temps réel sur une seule et même plateforme.

Recueillir et analyser des informations sur la clientèle

“Data is the new gold” comme disent les Américains. Les plateformes de réservation en ligne demandent les coordonnées de vos clients : nom, prénom, email, numéro de téléphone.
Pour avoir ce service, ils n’ont pas d’autres choix que de les renseigner et c’est souvent mieux accepté que lors d’une demande en personne.

Au fur et à mesure, à partir des données récoltées, vous pourrez avoir une vue d’ensemble des réservations, vous rendre compte des périodes de forte affluence et celles où la fréquentation est moindre. Vous aurez également connaissance du nombre de réservations et du nombre d’annulations. Vous pourrez donc connaître les habitudes de réservation et ainsi adapter votre stratégie de communication.

Selon les outils de gestion, il est parfois possible de vendre en ligne, gérer la fidélisation, de demander un avis client. Imaginez tout ce que vous pourriez faire ! Et on a les idées si vous voulez !

Quelques exemples concrets de mise en place d’un outil de réservation en ligne

Installation et configuration de Planity sur des sites internet

L’institut de beauté Douc’eur et le salon de coiffure n°11 utilisent l’un des outils stars de gestion, de réservation et de vente en ligne : Planity. Lors de la conception de leurs nouveaux sites internet, en identifiant leurs besoins, nous leur avons conseillé de connecter leur outil directement à leur site.

Leurs clients peuvent désormais dynamiquement prendre un rendez-vous via la plateforme Planity, sur le site de leur institut ou de leur salon préféré. Ils sont notifiés par email ou par SMS, pour les confirmations, les factures, les rappels de rendez-vous, etc… En plus, l’interface adopte les couleurs de l’Institut Douc’eur ou du salon n°11.

Dans des cas de figure aussi communs, il n’est souvent pas pertinent de réinventer la roue. Il est préférable de s’appuyer sur un outil existant, maîtrisé et éprouvé. Le client y gagne du temps, de l’énergie et naturellement de l’argent par la même occasion. (si le patron voit ça… )

Création d’un outil de gestion avec réservation en ligne

On ne peut pas trop vous en parler, c’est devenu l’un des atouts phares du concept. Mais, pour Vital’Eau, nous avons développé un outil 100% en ligne qui leur permet de gérer leurs adhérents, les cours dispensés, les coachs mais aussi les plannings.

Nous avons automatisé et interconnecté plusieurs fonctionnalités pour leur faire gagner un temps précieux, sur des tâches chronophages. Il y a des emails, des notifications et SMS qui sont envoyés en fonction de cas de figure spécifiques.

Les automatisations répondent à des besoins identifiés en amont avec eux et sur la base de retours clients. Il y a encore tellement de pistes de développement sur cet outil entièrement personnalisé et personnalisable qu’on a hâte de voir la suite.

Depuis quelques années, les entreprises ont pris le pari de faire évoluer leurs outils vers des versions numériques (CRM, ERP). Les solutions nocode révolutionnent tout un monde jugé inaccessible ou sans pertinence par certains professionnels. Nous ne pouvons pas dire jusqu’où ira la transition numérique, mais une chose est sûre, c’est qu’il y a du temps et de l’énergie à gagner et que la réservation en ligne n’est que la porte d’entrée.